El presente Código de Ética y Conducta (en lo sucesivo el “Código”) tiene por finalidad establecer las normas y valores aplicables en Lavartex, S.A.P.I. de C.V. y sus filiales (en lo sucesivo referidas como las “Empresas” y/o “Lavartex”, indistintamente). De tal forma, este Código definirá normas de comportamiento, respaldadas en diferentes políticas internas, que deberán ser consideradas y aplicadas diariamente por todos los empleados. En caso de que exista algún tema no cubierto por el Código o existan dudas sobre algún tema incluido en este, puede consultarlo directamente con su superior jerárquico, el área de Talento Humano o directamente con el Compliance Officer.

En virtud de este Código de Ética y Conducta, las Empresas hacen público su compromiso de garantizar un buen gobierno corporativo y un comportamiento ético apropiado, en el marco de la responsabilidad social corporativa y cualquier otra normatividad aplicable. Por lo que, todos los empleados y partes interesadas internas o externas deberán conocer, respetar y actuar conforme a las normas, valores y principios contenidos en el presente Código.

Este documento se encuentra dividido en cinco pilares, lo cual nos ayudará a facilitar su comprensión e identificación de su contenido. El orden en el que se exponen los temas no representa una escala valorativa de los mismos, ya que todos los pilares son esenciales para nuestro negocio en México. Para mayor abundamiento, los cinco pilares de este Código son los siguientes.

1. Valores de Lavartex– la base de este Código y el ADN de nuestra cultura organizacional.
2. Nuestra gente.
3. Negocios responsables y sustentables.
4. Protección de nuestros activos.
5. Canal interno de denuncia.

Para Lavartex es de vital importancia garantizar la adopción y cumplimiento de este Código y de cualquier normatividad interna y externa aplicable a las Empresas. Por lo que, cualquier incumplimiento será sancionado, conforme a las sanciones y procesos definidos en este mismo Código y políticas internas aplicables, sin menoscabo de las acciones legales que se puedan adoptar.

Alcance: ¿A quién aplica este Código?

1. Lavartex, S.A.P.I. de C.V.
2. ADOOS, S.A. de C.V., Manteles, S.A. de C.V., Servisan, S.A. de C.V., Servicios Estrella Azul de Occidente, S.A. de C.V., Lavandería de Hospitales y Sanatorios, S.A. de C.V., Higiene Textil del Noreste, S.A. de C.V., Lavandería la Europea, S.A. de C.V., Renta de Blancos, S.A. de C.V., Lavasan, S.A. de C.V., Higiénica Textil, S.A. de C.V. y Más Limpio, S.A. de C.V. (en su conjunto todas referidas como las “filiales”)

• Las personas que integren los órganos de gobierno y la alta dirección de Lavartex, S.A.P.I. de C.V. y sus filiales.

1. Todas las personas que tienen un contrato laboral vigente con Lavartex, S.A.P.I. de C.V. y sus filiales (en lo sucesivo referidos en su conjunto como los “colaboradores/colaboradoras” y/o “empleados/empleadas”, indistintamente).
2. Todos aquellos que actúen como agentes y/o representantes de Lavartex, S.A.P.I. de C.V. y sus filiales.
3. Todas las personas implicadas en la prestación de servicios especializados por parte de terceros a favor de Lavartex, S.A.P.I. de C.V. y cualquiera de sus filiales.

• Partes externas relacionadas con Lavartex, S.A.P.I. de C.V. y sus filiales., tal y como proveedores y clientes.

En virtud de lo anterior, es obligación de las personas antes descritas (en lo sucesivo las “Personas Sujetas”) conocer, cumplir, respetar, promover y colaborar con el cumplimiento de este Código de Ética y Conducta. Esta obligación nace desde el momento en que las Personas Sujetas aceptan un puesto de trabajo, cargo o asumen una relación jurídica con cualquiera de las Empresas y persiste hasta que el vínculo jurídico con las mismas termine, debiendo mantenerse al tanto de cualquier modificación que pudiere sufrir el Código en el futuro.

La conducta ética y responsable es garantía de éxito y continuidad de nuestro negocio. Por lo que, es responsabilidad de todos actuar conforme a los siguientes valores:

Valores:

1. Respeto

• Respeto la dignidad y derechos de los demás que me rodean, buscando fomentar un buen ambiente de trabajo.
• Respeto el medio ambiente, asumiendo el compromiso de que somos una empresa socialmente responsable.
• Respeto y cumplo con la normatividad interna y externa.

2. Integridad

• Busco hacer lo correcto en el desarrollo de mis funciones, sin importar la situación a la que me enfrente.
• Fomento en todo ámbito de la organización el trato digno y franco.

3. Responsabilidad

• Utilizo y fomento a que otros a mi alrededor utilicen adecuadamente el equipo de seguridad.
• Utilizo las herramientas, máquinas o activos que me asignen de forma responsable y conforme a los procedimientos correspondientes.
• Reporto oportunamente cualquier incumplimiento a este Código o cualquier normatividad.

4. Ejemplaridad

• Todos los días doy el ejemplo con mi forma de actuar.
• Demuestro y promuevo hábitos de cuidado al medio ambiente.
• Doy el ejemplo en el uso adecuado de máquinas y adopción de medidas de seguridad.

En Lavartex entendemos que nuestro personal es lo más valioso que tenemos y que son nuestra clave de éxito. Es por tal motivo, que en este apartado se definirán normas, cuyo objetivo principal será salvaguardar la integridad y bienestar de nuestro personal.

Seguridad e higiene

En Lavartex tenemos como objetivo dotar a todo nuestro personal con instalaciones, recursos, medidas, políticas y capacitaciones necesarias para que puedan desarrollar sus funciones en un entorno seguro y saludable para todos. Para tal efecto, es necesario que las Personas Sujetas cumplan con las siguientes obligaciones inherentes a la seguridad e higiene:

• Ser responsable de su propia seguridad en el lugar de trabajo.
• Cumplir y fomentar a que otros cumplan con las normas, políticas y procedimientos de seguridad e higiene.
• Detener actos inseguros de inmediato y avisar inmediatamente al jefe superior, encargado de seguridad e higiene o el área de Talento Humano para su corrección.
• Participar de forma activa en las capacitaciones sobre seguridad, higiene y salud.
• Verificar que los trabajos se realizan de forma segura.
• Participar en las brigadas y/o simulacros de seguridad e higiene.
• Someterse a los exámenes médicos requeridos por parte de las Empresas.
• Portar el equipo de seguridad adecuado en el lugar de trabajo.
• Velar por el adecuado mantenimiento y uso de las instalaciones y equipos de las Empresas.

CASO PRÁCTICO

Fui de visita a una de las plantas y durante mi recorrido me di cuenta de una situación que parece peligrosa para los compañeros del área de planchado ¿Qué puedo hacer?

• Avisar de forma inmediata al superior jerárquico, gerente de planta, responsable de seguridad e higiene o al área de talento humano para que tomen las medidas procedentes de forma inmediata y se aseguren que los compañeros cuenten con un entorno seguro para desempeñar sus funciones.

Para mayor información, consulta el procedimiento SEGURIDAD-02

No discriminación

Todo el personal y aspirantes a pertenecer a Lavartex tiene el derecho de ser tratados con respeto y disfrutar de las mismas oportunidades laborales, independientemente de su género, procedencia étnica, religión, discapacidad, edad, condición social, estado civil, condiciones de salud, preferencias sexuales, condición migratoria, opiniones o cualquier otra característica personal protegida por la ley. De tal forma, en Lavartex fomentamos un lugar de trabajo libre de discriminación y con cero tolerancia a cualquier expresión de acoso (laboral o sexual) y/o cualquier tipo de violencia laboral.

En términos generales, las Personas Sujetas deberán cumplir con la Política de igualdad laboral y no discriminación (TALENTO-01-A15).

De los derechos humanos

Como promotores del respeto y protección de los derechos humanos, en Lavartex está prohibido el uso de mano de obra forzada e infantil en todas nuestras instalaciones y reiteramos nuestro compromiso a cumplir con toda la legislación vigente en materia de protección de los derechos humanos vigente. En ese sentido, se buscará promover que las partes externas (proveedores, clientes y cualquier tercero con los que Lavartex se relacione) asuma este mismo compromiso, en términos del Código de Conducta de Proveedores.

Dignidad en el Trabajo y Anti-acoso

En Lavartex nos esforzamos por tener un buen ambiente laboral, libre de cualquier tipo de malos tratos, hostigamiento, prejuicios o acoso; y fomentamos establecer relaciones basadas en el respeto y confianza entre nuestro personal, clientes, proveedores y otras partes interesadas. Por lo que, queda prohibido cualquier tipo de violencia, acoso, intimidación o comportamiento de esta naturaleza. Para tal efecto, todo el personal, sin importar su rango jerárquico, empresa de adscripción o área geográfica de actividad, así como las Personas Sujetas deben adoptar las siguientes normas básicas de conducta en la ejecución de sus funciones:

• Cumplir con este Código, las normas y procedimientos internos, así como las normas de conducta definidas en el Reglamento Interior de Trabajo de las Empresas.
• Comprometerse a rechazar todo tipo de discriminación en el lugar de trabajo.
• Interactuar con otros de forma respetuosa. Considerando que el respeto es fundamental para el trabajo en equipo y, por lo tanto, pieza indispensable para nuestro éxito. Tendremos cero tolerancia a cualquier tipo de acoso (laboral o sexual), violencia laboral, agresión o intimidación.

En términos generales, las Personas Sujetas también deberán garantizar el cumplimiento con la Política de prevención de riesgos psicosociales y entorno organizacional favorable TALENTO-07-A01.

CASO PRÁCTICO

Un compañero hace comentarios fuera de lugar sobre el aspecto físico de otro compañero de mi departamento, aunque se tratan de comentarios de chiste, el hecho de que pueden herir a mi compañero me hace sentir incómodo ¿Qué puedo hacer?

• La actitud del compañero es contraria a los valores y principios de Lavartex; por lo que, puede cuestionar el comportamiento del compañero o reportar la situación con su superior jerárquico o el área de Talento Humano para que se apliquen las medidas correctivas adecuadas conforme a la normativa aplicable y una vez comprobados los hechos denunciados.

Con la intención de brindarle a nuestros clientes un servicio ejemplar, respaldado por los más altos criterios de ética y honestidad, en Lavartex nos comprometemos a ejecutar nuestras funciones considerando lo siguiente:

Cuidado del Medio Ambiente y el Entorno

Nuestro objetivo es contribuir para una sociedad más sostenible, minimizando el impacto negativo de nuestras actividades en el medio ambiente. Por lo que, además de cumplir con la normatividad vigente aplicable, en Lavartex asumimos el compromiso de cumplir con lo siguiente:

• Actuar de forma socialmente responsable, respetando los principios y valores de la organización.
• Fomentar el desarrollo de una cultura de responsabilidad social y de cuidado del medioambiente.
• Controlar nuestro impacto ambiental y reducir progresivamente la huella ambiental de nuestra actividad.

Por otro lado, como empresa socialmente responsable, reiteramos nuestro compromiso para aumentar nuestro impacto positivo con la sociedad.

Compromiso Anticorrupción

Lavartex tiene cero tolerancia con el soborno y la corrupción, ya sea activa o pasiva (es decir, el ofrecimiento o la aceptación de un soborno) en el sector público o privado. En ese orden de ideas, el Grupo también tiene cero tolerancia con cualquier forma de tráfico de influencias, tanto en sus relaciones con entidades públicas como en relaciones privadas con sus socios de negocios.

Para mayor abundamiento sobre lo anterior, a continuación, se agregan algunas definiciones de soborno, corrupción y tráfico de influencias:

• El soborno y la corrupción se define como el acto de solicitar, aceptar, ofrecer o dar (directa o indirectamente) un beneficio a una entidad pública o persona privada (incluyendo empresas o individuos) con el objetivo de lograr, retrasar u omitir una acción que afecta el ejercicio normal de una función.
• El tráfico de influencias se define como la acción de solicitar o aprobar de forma directa o indirecta, en cualquier momento, un beneficio para sí mismo o cualquier otra persona abusando o solicitando el abuso de autoridad real o supuesto para obtener de una autoridad o administración pública privilegios, colocación, contratos o cualquier otra decisión favorable.

Para evitar actos de soborno, corrupción o tráfico de influencias, las Personas Sujetas deben cumplir con la política interna correspondiente y con las siguientes obligaciones:

• NUNCA deberán ofrecer o aceptar ningún objeto de valor, ventaja de cualquier naturaleza, incluyendo de forma enunciativa más no limitativa, pagos en efectivo, descuentos, regalos, invitaciones (a comer, eventos de entretenimiento, entre otros), servicios, patrocinios o cualquier otro beneficio que pueda verse como o tenga el efecto de influir de manera inapropiada en las decisiones del destinatario o de negocios.
• Solo podrán ofrecer o aceptar regalos o servicios de hospitalidad según lo permitido en la Política de Regalos y Servicios de Hospitalidad;
• Todos los patrocinios y donaciones que se pretendan otorgar a nombre de las Empresas deberán ser previamente aprobados en términos de la Política de Donaciones y Patrocinios;
• NUNCA se deberán realizar pagos de facilitación o permitir que otros lo hagan en nombre de las Empresas. Entendiendo como pagos de facilitación cualquier pago de cualquier valor que se haga a un funcionario público o agente administrativo para efectuar o acelerar los trámites o servicios administrativos de rutina; y
• NUNCA deberán utilizar fondos o activos corporativos para pagos, directos o indirectos, a favor de partidos políticos o su personal.

Conflicto de Interés

Todas las Personas Sujetas deben evitar cualquier situación que ocasione o pueda generar un conflicto de interés real o aparente, entre sus intereses personales y los de las Empresas. Para tal efecto, todo el personal de Lavartex deberán contestar de forma honesta un cuestionario para evidenciar cualquier situación que pueda generar un conflicto de interés real o aparente. De igual forma, las Personas Sujetas tendrán la obligación de reportar de forma inmediata al Compliance Officer y/o al área de Talento Humano cualquier situación que durante el desempeño de sus funciones pudiere generar u ocasionar un conflicto de interés real o aparente.

Todo el personal, incluyendo directores y miembros del Consejo de Administración, tienen prohibido ocupar un puesto o tener un interés financiero o un cargo de alta dirección en cualquier organización competidora, cliente, proveedor o socio comercial de Lavartex, que le permitiera influir en la relación.

CASO PRÁCTICO

Un proveedor me invitó a un partido de fútbol. Yo soy el principal usuario de este proveedor y acabamos de renovar su contrato. ¿Crees que pueda aceptar la invitación?

• No, aceptar la invitación del proveedor representa un incumplimiento a nuestra Política de Regalos y Hospitalidad. Además, que puede constituir un conflicto de interés aparente; es decir, se puede mal interpretar que se renovó el contrato por la invitación al partido de fútbol.

Si tienes dudas, por favor, póngase en contacto con el Compliance Officer.

Regalos y hospitalidad

Todo el personal de Lavartex tienen que cumplir con lo señalado en la Política de Regalos y Hospitalidad. En ese sentido, nadie en Lavartex deberá ofrecer o recibir regalos, invitaciones y hospitalidad (incluyendo viajes), cuando pueda influir -o de la imagen de que influye- en la integridad de las decisiones que tome en el desempeño de sus funciones. En otras palabras, la Política de Regalos y Hospitalidad tiene como objetivo principal evitar cualquier acto de soborno o que se pueda percibir como un soborno.

En términos generales, recuerda que al entregar o aceptar regalos, invitaciones u hospitalidad debe cumplir con los siguientes requisitos:

1. Debe tener un objetivo legítimo.
2. No debe imponer al destinatario ninguna obligación u ofrecerse con la intención de comprometer la objetividad del receptor.

• No debe ofrecer, prometer o entregar algo de valor con la intención de influenciar en forma indebida en cualquier acto o decisión.

1. No debe superar el valor máximo especificado en la Política de Regalos y Hospitalidad.
2. Debe ser aprobado y registrado adecuadamente en términos de la Política de Regalos y Hospitalidad.
3. Debe ser otorgado o recibido de forma abierta y transparente; de tal forma, que su divulgación no generaría vergüenza.

• Debe ser modesto y adecuado a la relación comercial y/o costumbres locales.
• NO recibir nada a título personal, ni siquiera en forma de préstamo o anticipo.

Cualquier regalo, invitación u hospitalidad que no cumpla con los puntos anteriores o los requisitos definidos en la Política de Regalos y Hospitalidad, deberá ser rechazado y comunicado al Compliance Officer, en términos de la misma política. En caso de que reciba ofrecimientos de cualquier tipo o sea testigo de que algún compañero recibe o hace este tipo de ofrecimientos que pudieran estar asociados con un intento de obtener algún tipo de compensación o ventaja por parte de Lavartex, tal circunstancia deberá ser reportada rápidamente al canal de denuncia.

CASO PRÁCTICO

¿Puedo ofrecerle a un cliente de la Empresa una taza con el logo de Lavartex

Si, ya que el regalo que se pretende ofrecer es un artículo promocional, con un valor modesto y adecuado a la relación comercial. Lo anterior, siempre y cuando se cumplan con todos los requisitos señalados en la Política de Regalos y Hospitalidad.

Si estás interesado en ofrecer un regalo u obsequio promocional a un cliente, por favor recuerda de antes validarlo con el área comercial y/o dirección general.

Voy a negociar la renovación de un contrato con un cliente importante, ¿puedo invitarlo a cenar con su familia en el restaurante más caro de la ciudad?

• No, ya que representa una invitación de valor excesivo y puede mal interpretarse que tiene la intención de influir en la toma de decisión del cliente.

Donaciones y patrocinios

Todas las solicitudes de donaciones, patrocinios, apoyos y/o asistencias a organizaciones e individuos deben pasar por un proceso de aprobación por el área de Compliance y dirección general. En caso de duda, consulte nuestra Política de Donaciones y Patrocinios o al Compliance Officer.

Competencia Económica

Lavartex está comprometido con el cumplimiento de la Ley Federal de Competencia Económica y demás leyes aplicables a la protección de la libre competencia en México. Por lo que, buscaremos evitar involucrarnos en cualquier tipo de prácticas monopólicas y fomentar la libre competencia.

CASO PRÁCTICO

Durante una conferencia, uno de nuestros competidores me sugiere que nos pongamos de acuerdo sobre el precio de los servicios. ¿Qué debo hacer?

• No debe comentar temas o cambiar información relacionada con la libre competencia, como en este caso. Si se encuentra en una situación similar, abandone la conversación.

Lavado de dinero y Financiamiento al Terrorismo

A pesar de que la actividad de Lavartex no es considerada una actividad vulnerable para el lavado de dinero o financiamiento al terrorismo en términos de la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita, como Empresa asumimos el compromiso de prevenir y evitar cualquier actividad que pueda inducir al lavado de dinero o financiamiento al terrorismo. Para tal efecto, todas las Personas Sujetas tendrán responsabilidad de adoptar los siguientes compromisos:

• Prestar mucha atención a los negocios que administremos a nombre de las Empresas para identificar y evitar asociarnos con riesgos de lavado de dinero y/o financiamiento al terrorismo.
• Proteger la reputación de las Empresas y evitar exponernos a situaciones donde podríamos participar operaciones de lavado de dinero o financiamiento al terrorismo.
• Nunca trate, a sabiendas, con algún proveedor, contratista o cliente implicado- o que sospecha está implicado- en actividades delictivas o en el manejo de procedimientos criminales.
• Asegúrese de que todas las transacciones comerciales realizadas a nombre de Lavartex nunca impliquen adquirir o utilizar productos relacionados con actividades delictivas (incluyendo de forma enunciativa más no limitativa dinero en efectivo u otros bienes).
• Asegúrese de que los terceros con quienes trabajamos hayan sido evaluados adecuadamente y que la evaluación se actualice periódicamente para incluir las listas de sanciones más recientes.
• Cumpla con el procedimiento de selección de proveedores señalado en la política de compras, correspondiente.

Gobierno Corporativo

Lavartex adoptará las sanas prácticas de gobierno corporativo, en términos de sus políticas internas correspondientes. En ese sentido, los miembros de los órganos de gobierno corporativo tienen la obligación de cumplir con las siguientes normas de conducta en el desempeño de sus funciones:

• Su actuación y participación debe cumplir con la normatividad vigente, estatutos y políticas aplicables.
• Podrán solicitar en cualquier momento información sobre las Empresas, la cual deberán recibir de forma diligente, exacta y veraz. Toda esta información se deberá salvaguardar y mantener de forma confidencial.
• Asegurarse que los acuerdos aprobados por el órgano de gobierno corporativo sean adoptados por las Empresas.
• Verificar que este Código se cumpla en todas las Empresas y actuar como promotor del mismo.

Relaciones con socios económicos

En Lavartex entendemos que nuestros proveedores forman parte integral de nuestra estrategia de éxito, es por ello que para su selección contamos con una política de compras. Esta política tiene por objeto establecer un proceso de licitación de compras justo, objetivo, con altos estándares de integridad y exigencia sobre el cuidado al medio ambiente. De tal forma, cualquier servicio o producto que se pretenda contratar y/o adquirir deberá hacerse en términos de la Política de Compras vigente y cumpliendo con el procedimiento de due diligence (monitoreo) de todos los candidatos a ser proveedores de Lavartex

Preocupados por mantener relaciones justas, duraderas y leales con nuestros proveedores, en Lavartex nos esforzamos por respetar y hacer respetar a nuestros proveedores, conforme a los principios y valores señalados en este Código; así mismo, cumpliendo con todos los compromisos adquiridos con nuestros socios comerciales.

Por otro lado, también comprendemos que nuestros proveedores son una extensión de nuestra imagen corporativa. Por lo que, le pedimos a todos nuestros proveedores que se comprometan a seguir prácticas comerciales responsables y éticas, en términos de lo señalado en el Código de Conducta de proveedores. Para tal efecto, Lavartex podrá auditar periódicamente a sus proveedores para comprobar la correcta aplicación a las normas, valores y principios estipulados en este Código.

Proceso de Due Diligence para Terceros Relacionados

Considerando que los terceros relacionados con Lavartex son una extensión de nuestra imagen, se implementará un procedimiento de due diligence en términos de la política correspondiente. Para mayor abundamiento sobre este proceso consulta, el procedimiento correspondiente o acércate con tu Compliance Officer.

Respeto a la Propiedad Intelectual e Industrial

Lavartex promueve el respeto a la propiedad intelectual e industrial; por lo que, ha adoptado normas de conducta para preservar dichos derechos, prohibiendo expresamente el uso de sus recursos para plagiar, copiar, reproducir, destruir o realizar descargas no autorizadas de cualquier activo protegido por la Ley Federal de Protección a la Propiedad Industrial, Ley Federal del Derecho de Autor y demás aplicables.

Uso del nombre, marca o imagen de Lavartex

Con el fin de salvaguardar la imagen de Lavartex las Personas Sujetas se comprometen a:

• Limitar el uso del nombre, marca o imagen de Lavartex a situaciones asociadas con el desarrollo de sus negocios y actividades.
• No difundir noticias o comentarios que pudieran afectar a la buena reputación de Lavartex
• No hacer comentarios o emitir opiniones a nombre de Lavartex sin contar con las autorizaciones correspondientes. (Incluyendo redes sociales).
• No debe interactuar con los medios de comunicación en nombre de Lavartex a menos de que tenga la aprobación para hacerlo.
• No se deberán crear perfiles en redes sociales a nombre de Lavartex y/o cualquiera de sus filiales.
• No se deberán publicar fotografías, videos o cualquier material relacionado con la marca, nombre o imagen de las ubicaciones de Lavartex.

CASO PRÁCTICO

En redes sociales (Facebook) encontré comentarios que pretenden desprestigiar a nuestra empresa. ¿Puedo hacer comentarios a nombre de la Empresa para proteger su reputación?

• No, lo ideal es que reportes esta situación con nuestra área de Marketing para que ellos evalúen el impacto de estos comentarios negativos en redes sociales y, en su caso, emitan un comunicado como Empresa al respecto.

Algunos compañeros y yo decidimos hacer una donación para una ONG. Como todos trabajamos para Lavartex, decidimos hacer la donación en nombre de la empresa. ¿Podemos hacerlo?

• El uso del nombre, marca o imagen de Lavartex está limitado a situaciones asociadas con el desarrollo de sus negocios y actividades. No se debe relacionar el nombre, marca o imagen de la empresa a iniciativas personales.

Si tienes dudas, por favor, póngase en contacto con el Compliance Officer.

Protección de los datos personales

Lavartex ha adoptado medidas de seguridad administrativas, físicas y tecnológicas para asegurar el debido tratamiento de los datos personales a los que tenga acceso, considerando la naturaleza de los mismos y riesgos a los que están expuestos. Por lo que, las Personas Sujetas son responsables de observar y garantizar el cumplimiento de las medidas de seguridad adoptadas para el debido tratamiento de los datos personales, en términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, así como la demás legislación vigente y aplicable.

De igual forma, antes de tratar cualquier dato personal se deberá garantizar que el titular de los mismos firme un aviso de privacidad, en donde le informemos sobre las finalidades, tipo de tratamiento y medios para ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición.

En Lavartex entendemos que la protección a los datos personales es de suma importancia, por lo que buscaremos promover su debido cumplimiento en nuestra organización de la legislación aplicable (desde el tratamiento de datos de nuestros clientes y personal).

Conservación de documentos y Confidencialidad

Lavartex ha establecido normas y procedimientos internos para asegurar el cumplimiento de los requisitos de conservación de documentos y registros conforme a los criterios establecidos en las diferentes normas aplicables. Para tal efecto, la información deberá ser clasificada conforme al siguiente criterio:

• Información pública: Toda aquella puesta a disposición del público o que, en algún momento, pueda ser difundida públicamente.
• Información Confidencial: Por oposición, toda la información que no sea pública deberá considerarse como confidencial o para uso interno. A esta categoría pertenecen los datos personales, que obtienen las Empresas de sus empleados y clientes en términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.

Las Personas Sujetas son responsables de la adecuada salvaguarda de la información confidencial de que dispongan, asumiendo las siguientes obligaciones:

• Cumplir, en todo momento, con las normas y procedimientos generales establecidos por Lavartex para asegurar el acceso a sus sistemas informáticos y archivos físicos al personal autorizado para ello.
• Limitar su difusión a aquellas personas que, como consecuencia de las funciones que realizan, deban disponer de ella.
• Restringir su uso a los estrictamente necesario para cumplir la finalidad para la cual fue obtenida o elaborada
• Comunicar al Compliance Officer, de forma inmediata, cualquier sospecha de uso impropio o difusión no autorizada de información confidencial de las Empresas.

CASO PRÁCTICO

Un amigo tiene un negocio de lavandería y me solicitó información sobre los químicos que utilizamos. ¿Le puedo compartir esa información?

• No, esa información es estrictamente confidencial, compartir esa información representa un incumplimiento a este Código y podría ser sancionado, con consecuencias de carácter penal.

Si tienes dudas, por favor, póngase en contacto con el Compliance Officer.

Registros Financieros

Todas las transacciones de Lavartex se reflejan en sus archivos y libros, con claridad y precisión de acuerdo con la normativa contable y fiscal, aplicable. En particular, pero no excluyente, todas las Personas Sujetas se abstendrán de:

• El establecimiento de cuentas no registradas en los libros.
• El no registro de operaciones realizadas o la mala consignación de las mismas, de forma directa o indirecta a través de la instrucción a subordinados.
• El registro de gastos inexistentes.
• El asiento de gastos en los libros de contabilidad con indicación incorrecta de su objeto.
• La utilización de registros falsos.
• Todas las personas que funjan como autorizadores de algún gasto de las Empresas deberán ser responsables de cuidar las finanzas y asegurarse de que el registro contable se documente correctamente.
• Toda el área de finanzas deberá vigilar el adecuado registro contable de las transacciones de las Empresas.
• La destrucción deliberada de documentos de contabilidad antes del plazo previsto en las normas legales.

En caso de identificar o ser testigo de alguna de las situaciones antes descritas reportarla inmediatamente al canal de denuncia.

Uso Adecuado de Sistemas Informáticos y Ciberseguridad

Con la finalidad de proteger la información resguardada en medios digitales, todo el personal y Personas Sujetas deben cumplir con las siguientes obligaciones:

• No compartir con nadie contraseñas de acceso para sus equipos de cómputo, equipos móviles y/o sistemas informáticos. Lo anterior, en virtud de que las contraseñas son PERSONALES e INTRANSFERIBLES. Cada persona es responsable de las consecuencias que pudieran derivarse de su mal uso, divulgación o pérdida.
• No se debe utilizar o instalar programas informáticos ilícitos o que no hayan sido autorizados por la Empresa.
• Utilizar únicamente el software instalado por el personal responsable en los equipos de cómputos de la Empresa, conforme a las normas establecidas para tal efecto.
• Asegurarse que se han hecho todas las actualizaciones del sistema, correspondientes
• Resguardar y utilizar el almacenamiento digital, que designe la Empresa para tal efecto.
• Asegurarse que el antivirus se encuentre vigente, en términos de la política correspondiente.
• Suspender sesión cuando el equipo se encuentre desatendido.
• Evitar utilizar redes públicas.

Para mayor abundamiento, consulta la política de equipos de cómputo o acércate con al área de tecnología.

CASO PRÁCTICO

Mi compañero no tiene acceso a los mismos sistemas que yo y me pidió mi contraseña para que pudiera tener acceso a un sistema. ¿Puedo pasarle mi contraseña?

• No, las contraseñas son personales e intransferibles.

¿Puedo instalar en mi computadora el software de mi preferencia?

• No, solo se permite el uso de softwares autorizados e instalados por parte del personal responsable de sistemas, conforme a las políticas aplicables para tal efecto.

Si tienes dudas, por favor, póngase en contacto con el área de sistemas

Uso adecuado de activos de las Empresas

Todo el personal tiene la obligación de utilizar los recursos y herramientas de forma correcta, profesional y de la misma manera cuidadosa como esperaríamos que otros manejaran nuestras posesiones personales. De forma enunciativa, más no limitativa, el personal y Personas Sujetas deberán cumplir con las siguientes normas:

• Garantizar que nuestros textiles se utilicen de forma correcta y que no existan abusos, robos, negligencia en cuanto al tratamiento de las prendas.
• Cumplir con nuestros procedimientos operativos para el lavado de textiles, buscando evitar daños, desgaste o malos manejos con las prendas.
• Cumplir con nuestros procesos de logística para garantizar que los textiles son entregados en su totalidad a nuestros clientes.
• Utilizar de forma adecuada los camiones y automóviles utilitarios propiedad de Lavartex como si fueran de nuestra propiedad.
• El personal con camiones o vehículos utilitarios asignados se deberán comprometer a cumplir con la legislación de tránsito vigente.
• Utilizar los recursos y herramientas proporcionados por parte de las Empresas únicamente para los fines comerciales autorizados y previstos

En virtud de lo anterior, queda prohibido utilizar, vender, prestar, regalar o tomar prestado cualquier activo de Lavartex, sin las autorizaciones correspondientes; incluyendo de forma enunciativa más no limitativa textiles (ropa), vehículos propiedad de la Empresa, maquinaría y demás herramientas.

En caso de cualquier daño o pérdida potencial de cualquiera de los activos de la Empresa deberá ser comunicado de forma inmediata a su jefe superior y/o al área de Talento Humano.

CASO PRÁCTICO

¿Puedo llevarme toallas o sábanas de Lavartex a mi domicilio para mi uso personal?

• No, los textiles de Lavartex no deben utilizarse para fines personales. En caso de ser testigo de una situación de esta naturaleza repórtalo inmediatamente al Canal de Denuncia.

Anti-Fraude

El fraude puede impactar significativamente en las finanzas y en la reputación de nuestra empresa. Para garantizar la continuidad de nuestro negocio, es primordial que todo el personal esté atento a los comportamientos fraudulentos y hagamos lo posible para evitarlos. El fraude puede abarcar una amplia gama de actividades, por ejemplo:

• La apropiación indebida de activos y recursos de Lavartex (incluyendo el robo).
• La falsificación de documentos.
• El registro contable de operaciones inexistentes.
• La aplicación incorrecta intencional de nuestras normas internas.

En Lavartex tenemos cero tolerancia ante este tipo de comportamientos de fraude y serán severamente sancionados, independientemente de las repercusiones legales correspondientes.

Con el objeto de proteger a la empresa y a su personal frente a las prácticas que entran en conflicto con nuestros valores y principios, Lavartex ha establecido un canal de denuncias que permite que todas las personas que presencien o sean víctimas de prácticas que contravengan las disposiciones del Código puedan alertar a la empresa de buena fe para que se tomen las medidas adecuadas para detenerlas.

Este canal de denuncias es una herramienta, que operará y se regirá conforme a los siguientes principios:

1. Seguro: El canal de denuncia es un lugar seguro para que todos reporten cualquier situación, comportamiento o preocupación que represente o aparente violar la ley, nuestro Código, Política o cualquier normatividad interna o externa aplicable al Grupo.
2. Confidencial: Se garantiza total confidencialidad de toda la información relacionada con cualquier reporte que se levante en el canal de denuncia.
3. Anónimo: Sabemos que levantar un reporte representa una gran responsabilidad y no siempre es sencillo hacerlo utilizando nuestro nombre por el miedo a represalias, es por eso que al utilizar nuestro canal de denuncias podrás levantar reportes de forma anónima, siempre y cuando sean reportes de buena fe.
4. Sin represalias: No toleramos ningún tipo de amenaza, represalia u otra acción contra alguien que, de buena fe, ha realizado -o ha ayudado a realizar- un reporte a través de nuestro canal de denuncia.

Cualquier acusación difamatoria o uso indebido del canal de denuncia puede dar lugar a sanciones internas contra el autor del reporte. Por el contrario, las personas que usen el canal de denuncia de buena fe no se arriesgan a ninguna medida disciplinaria, incluso si los hechos notificados posteriormente resultan ser incorrectos o no justifican la adopción de otras medidas.

¿Cómo levantar un reporte en el canal de denuncia?

Paso 1:

Persona identifica, es testigo o víctima de una situación que parece no ser correcta, en términos de este Código, la Política o normatividad interna y externa. Para mayor abundamiento, a continuación, se agregan los siguientes ejemplos de forma enunciativa más no limitativa:

Paso 2:

Para reportar la situación de la cual fuiste testigo o víctima puedes acercarte con cualquiera de los siguientes canales:

• Canal Local:
  • Con tu jefe directo.
  • Con el área de Talento Humano.
  • Con el Compliance Officer.
• Canal Externo.

Paso 3:

Al levantar un reporte, independientemente del canal en que lo hagas, recuerda tener a la mano la siguiente información:

• Nombre completo de la persona denunciada
• Descripción detallada del incidente a reportar, incluyendo día y lugar de donde sucedió el incidente.
• Evidencias que nos ayuden a acreditar el incidente reportado, incluyendo fotografías o nombres de las personas que fungieron como testigos.

Paso 4:

No olvides dar seguimiento a tu reporte, quizá será necesario que proporciones más información para el proceso de investigación.

Paso 5:

La persona o área encargada de investigar el reporte deberá presentar los resultados ante el Comité de Ética, quien aprobará las sanciones o medidas necesarias para cada caso.

Paso 6:

El encargado de la investigación deberá informar a la persona que formulo el reporte sobre las medidas adoptadas para el caso reportado, sin que esto represente una violación a ninguno de los principios de este proceso.

RECUERDA que el canal de denuncia es una herramienta que nos ayudará a identificar posibles incumplimientos a este Código, la Política y/o normatividad interna y externa. Es obligación de todos utilizar está herramienta de forma responsable, con reportes de buena fe. Cualquier reporte hecho de mala fe podrá ser sancionado con alguna medida disciplinaria.

Para mayor abundamiento consulta nuestra política o dirígete a nuestro canal de denuncias en el siguiente enlace.

Sanciones

Cualquier Persona Sujeta (sin importar su rango jerárquico, empresa de adscripción o área geográfica de actividad) que incumpla con este Código o normatividad será sujeta a las siguientes sanciones:

• Amonestación verbal.
• Llamada de atención por escrito, documentada en su expediente laboral.
• Suspensión temporal hasta por ocho días, en términos de la Ley Federal del Trabajo.
• Rescisión y/o terminación anticipada de la relación de trabajo.

Lo anterior, sin menoscabo de las demás acciones legales que puedan ejercer las Empresas en contra del infractor. Las sanciones serán aplicadas en términos del proceso anterior y con la aprobación del Comité de Ética, considerando las evidencias y gravedad de cada infracción.

Responsabilidades del Compliance Officer

Es obligación del Compliance Officer garantizar la correcta aplicación de este Código. Para tal efecto, deberá monitorear que existan políticas y procedimientos adecuados y suficientes para garantizar que la organización desarrolle sus actividades de acuerdo con las normas internas y externas vigentes.

De igual forma, el Compliance Officer será responsable del adecuado funcionamiento del canal de denuncia. También estará a tu disposición para contestar cualquier duda relacionada con el contenido de este Código de Ética y Conducta.